Звіт про стан організації роботи з документами та архівної справи в архівному відділі ВЦА м. Авдіївка Донецької області за 2017 рік

Протягом   2017 року  архівним відділом було здійснено роботу у відповідності до плану роботи відділу на 2017 рік з урахуванням економічної ситуації та рекомендацій Укрдержархіву  та Держархіву Донецької області.

Здійснювались заходи щодо виконання Законів України, Указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Укрдержархіву, розпоряджень керівника  військово-цивільної адміністрації міста Авдіївка  Донецької області з питань архівної справи та діловодства.

04.04.2017 року була затверджена Інструкція з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій, План практичних дій працівників на випадок надзвичайних ситуацій та План евакуації документів в архівному відділі ВЦА м. Авдіївка Донецької області.

14.04.2017 року розпорядженням ВЦА  м. Авдіївки Донецької області було затверджено Порядок доступу до приміщення архівного відділу (розпорядження № 227).

Протягом  2017 року відділ брав участь в організаційних заходах ВЦА   м. Авдіївка Донецької області (апаратних нарадах, урочистих заходах, присвячених державним та професійним святам).

  

Забезпечення збереженості документів НАФ:

Протягом 2017 року відділом здійснювалися заходи щодо поліпшення  умов зберігання документів, контроль за їх наявністю та  фізичним станом.

За    звітний період було оправлено та підшито 26 документів, закартоновано 256 справ.

 

 Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ:

За   звітний період було закаталогізовано 20 одиниць управлінської документації, створено 59 карток.

 

Формування НАФ та експертиза цінності документів. Організація

збереження документів в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій:

За  2017 рік прийнято на державне зберігання управлінської документації  в кількості 256 одиниць зберігання:

- Відділ Держземагенства у місті Авдіївка Донецької області за 2009-2014 роки – 29 справ;

- Центр соціально-психологічної реабілітації дітей Авдіївської міської ради  за 2010-2013 роки - 39 справ;

- Відділ у справах сім’ї, молоді та спорту Авдіївської міської ради за 2007-2008 роки – 10 справ;

- Відділ культури Авдіївської міської ради  за 2009-2010 роки – 28 справ;

- Відділ архітектури та містобудування Авдіївської міської ради за 2009-2014 роки – 16 справ;

- Авдіївський міський Центр соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді за 2009-2010 роки – 10 справ;

- Авдіївська міська рада, виконавчий комітет за 2008 рік – 52 справи;

- Служба у справах дітей Авдіївської міської ради за 2008-2011 роки – 47 справ;

- Фінансове управління Авдіївської міської ради за 2009-2010 роки – 25 справ.

На всі документи складені відповідні акти прийому-передачі та зроблені записи в книзі обліку надходження документів на постійне зберігання. Всі прийняті документи закартоновані в картонажі.

 

Організація роботи ЕК

  На засіданні  ЕК архівного відділу були схвалені та погоджені ЕПК Держархіву Донецької області у  2017 році наступні документи: 

- номенклатура справ Авдіївського міського центру соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді (80 статей);

- номенклатура справ редакції газети «Авдіївський вісник» ( 74 статті);

- номенклатура справ Авдіївської центральної міської лікарні (588 статей);

- номенклатура справ ВЦА м. Авдіївка Донецької області (694 статті).

 

ПрАТ «АКХЗ»:  

- опис № 1-продовження справ постійного зберігання за 2014 рік   в кількості 77 (сімдесят сім) одиниць зберігання;

- опис № 2-к-продовження справ з кадрових питань (особового складу)  за 2014 рік в кількості 50 (п’ятдесят)  одиниць зберігання;

- опис № 2-к-продовження справ з кадрових питань (особового складу)  за 2007-2008 роки (доповнення) в кількості 2 (дві)  одиниці зберігання;

- акти про вилучення для знищення документів, не внесених до   

Національного архівного фонду № 1 (відділи)    у кількості 501 (п’ятсот  

одна) справа за 2006-2013 роки та акту № 2 (цеха) у кількості 498

      (чотириста дев’яносто вісім) справ за 2005-2013 роки ПрАТ «АКХЗ»

 

Відділ освіти:

- опис № 1- (продовження) справ постійного зберігання за 2015-2016       роки у кількості 54 (п’ятдесят чотири) справи відділу освіти Авдіївської міської ради;

- опис № 2-к (продовження) справ з кадрових питань (особового складу)  за 2015-2016 роки у кількості 52 (п’ятдесят дві) справи  відділу освіти Авдіївської міської ради;

-  акт про вилучення для знищення документів, не внесених до  Національного архівного фонду за 2015 рік у кількості 18 (вісімнадцять) позицій  відділу освіти Авдіївської міської ради.

 

Відділ культури:

 - опис № 1- (продовження) справ постійного зберігання за 2012-2016 роки у кількості 86 (вісімдесят шість) справ  відділу культури Авдіївської міської ради;

- опис № 2-к (продовження) справ з кадрових питань (особового складу)  за 2012-2016 роки у кількості 43 (сорок три) справи  відділу  культури Авдіївської міської ради;

- акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду за 2009-2015 роки у кількості 73 (сімдесят три) позиції відділу  культури Авдіївської міської ради.

 

Відділ з розвитку економіки, торгівлі та інвестицій:

- опис № 1- (продовження) справ постійного зберігання за 2012-2014 роки у кількості 18 (вісімнадцять) справ   відділу з розвитку економіки, торгівлі та інвестицій  Авдіївської міської ради.

- акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду за 2008-2015 роки у кількості 84 (вісімдесят чотири) позицій   відділу з розвитку економіки торгівлі та інвестицій  Авдіївської міської ради.

 

Фінансове управління:

- опис № 1- (продовження) справ постійного зберігання за 2011-2016 роки фінансового управління Авдіївської міської ради у кількості 64 (шістдесят чотири) справи;

- опис № 2-к (продовження) справ з кадрових питань (особового складу)  за 2011-2016 роки фінансового управління Авдіївської міської ради у кількості 12 (дванадцять) справ;

- акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду за 2011-2016 роки у кількості 28 (двадцять вісім) позицій фінансового управління Авдіївської міської ради.

 

Авдіївський  міський центр соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді:

- опис № 1- (продовження) справ постійного зберігання за  2011-2016   роки Авдіївського міського центру соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді у кількості 29 (двадцять дев’ять) справ ;

- опис № 2-к (продовження) справ з кадрових питань (особового складу) за  2011-2016 роки Авдіївського міського центру соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді у кількості 12 (дванадцять) справ;

-    акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду за 2011-2016 роки Авдіївського міського центру соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді у кількості 20 (двадцять) позицій.

У першому кварталі 2017 року на засіданні ЕПК Держархіву Донецької області були погоджені документи відділу Держземагенства у місті Авдіївці Донецької області:

-    опис № 1- (продовження) справ постійного зберігання за  2012-2014   роки у кількості 23 (двадцять три) справи ;

-   опис № 2- (продовження) справ постійного зберігання за  2012-2014   роки у кількості 107 (сто сім) справ ;

-    опис № 2-к (продовження) справ з кадрових питань (особового складу) за  2012-2014 роки у кількості 14 (чотирнадцять) справ;

-    акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду за 2003-2014 роки у кількості 650 (шістсот п’ятдесят) позицій.

Протягом звітного періоду забезпечувався контроль за станом архівної справи та діловодства в установах, організаціях, підприємствах (списки № 1, 2, 3). 

Впродовж звітного періоду постійно проводилось консультування працівників відповідальних за діловодство, контроль та архів. За звітний період було надано 41 консультація.

 

Використання інформації документів НАФ:

  За  2017 рік виконано 487 соціально-правових запитів,  469 запита виконані з позитивним результатом. В зверненнях соціально-правового характеру переважали звернення щодо  надання довідок про підтвердження трудового стажу і  заробітну плату.         

За  звітний період в архівний відділ надійшло 89 тематичних та 174 майнових запита, всі запити виконані з позитивним результатом.

Тематика запитів стосувалась питань виявлення інформації та надання завірених належним чином копій документів щодо присвоєння юридичної адреси підприємствам, перейменування вулиці міста, виділення земельних ділянок, документи   про дозвіл на будівництво, добудову, документи відділу містобудування та архітектури, документи про надання житла.

Розглянуто 129 звернень від громадян на особистому прийомі.

За звітний період було проведено 11 «прямих ліній», на які звернулось 21 громадянин.

Архівним відділом постійно вживались заходи щодо поліпшення роботи зі зверненнями громадян:

-  проводилась аналітична робота щодо виявлення найбільш актуальних проблем по зверненню громадян. У разі виникнення у заявника питань щодо змісту наданої архівним відділом відповіді йому надавалося ґрунтовне пояснення. За звітний період скарг на дії працівників архівного відділу та порушень виконавчої дисципліни при виконанні посадовими особами Закону України «Про звернення громадян» не було. Порушень установлених законодавством термінів надання відповідей, а також випадків надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей за запитами громадян, безпідставної передачі розгляду звернень іншим органам не зафіксовано;

- створено власну веб-сторінку на сайті ВЦА м. Авдіївки Донецької області;

- під час проведення «прямої лінії» та в прийомні дні надавались консультації і роз’яснення з питань, що порушувались громадянами у їх зверненнях.

  На веб-сайті ВЦА м. Авдіївка була розміщена  наступна інформація:

-  графік роботи архівного відділу та графік проведення «прямих ліній»;

- список фондів архівного відділу станом на 01.01.2017 рік;

- оновлений перелік ліквідованих юридичних осіб та юридичних осіб, які знаходяться у стані припинення, документи з особового складу яких зберігаються в архівному відділі ВЦА м. Авдіївки Донецької області;

-  звіт про стан організації роботи з документами та архівної справи в архівному відділі  за 2016 рік;

- Положення про архівний відділ ВЦА м. Авдіївка Донецької області;

-   онлайн-виставка «Герої Небесної Сотні»;

-   онлайн-виставка «Соборна. Вільна. Неподільна! Моя Україна»;

-   онлайн-виставка до Дня Чорнобильської трагедії;

-  онлайн-виставка до Дня перемоги від нацизму у Другій свійтовій війні;

-   онлайн-виставка до Дня Конституції України;

-   онлайн-виставка до  85-річчя Донецької області;

-   онлайн-виставка до  Дня незалежності України;

-   онлайн-виставка до  Дня Гідності та Свободи.

 Веб-сторінка постійно оновлюється і доповнюється.

 

Зміцнення матеріально-технічної бази архівів, їх охоронної і пожежної безпеки

Архівним відділом постійно здійснювалися заходи щодо поліпшення умов зберігання документів. У приміщенні архівного відділу було зроблено капітальний ремонт, а саме:

- встановлені нові металопластикові вікна;

- проведено заміну дверей на протипожежні (сертифіковані);

- проведено заміну опалювальної системи;

- було   встановлено надійну теплоізоляцію і вентиляцію у приміщенні, що відповідає санітарно-гігієнічним нормам;

- прокладено сховану електропроводку, встановлено герметичну освітлювальну арматуру закритого виконання (згідно правил пожежної безпеки);

- проведено заміну трубопроводу водопостачання, каналізації;

- покриття стін, підлоги та стелі  відповідає санітарним та протипожежним нормам по збереженню документів в архіві.

Після ремонту, було відновлено підключення пожежної та охоронної сигналізацій, придбано 25 стелажів для зберігання документів, комп’ютер та  багатофункціональний пристрій.

Здійснено технічне обслуговування (діагностування)  вогнегасників у серпні 2017 року.

 

Начальник архівного відділу                                                А.Севрюкова