Положення про архівний відділ військово-цивільної адміністрації міста Авдіївка Донецької області

ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядженням
керівника військово-цивільної
адміністрації м. Авдіївка
Донецької області
від 06.10.2016 № 75 


ПОЛОЖЕННЯ
ПРО АРХІВНИЙ ВІДДІЛ ВІЙСЬКОВО-ЦИВІЛЬНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ  МІСТА АВДІЇВКА ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ


I. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Архівний відділ військово-цивільної адміністрації міста Авдіївка Донецької області (далі - архівний відділ)   утворюється керівником військово-цивільної адміністрації м. Авдіївка Донецької області для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення і управління архівною справою та діловодством на території міста.
 Архівний відділ підконтрольний заступнику керівника військово-цивільної адміністрації з організаційних та гуманітарних питань, а також Державному архіву Донецької області.
1.2. У своїй діяльності архівний відділ керується Конституцією та законами України, Законом України «Про військово-цивільні адміністрації»,  актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами міністерств, Державної архівної служби,  розпорядженнями голови Донецької обласної державної адміністрації, обласної військово-цивільної адміністрації, цим Положенням та Типовим положенням про архівний відділ міської ради, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 16.06.2016 № 1693/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 23.06.2016 за № 885/29015; Типовим положенням про архівну установу сільської, селищної, міської ради для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду, затвердженим Міністерством юстиції України 02.06.2014 № 864/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05.06.2014 за № 592/25369.
З питань організації та методики ведення архівної справи архівний відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби та Державного архіву  Донецької області.
1.3. Службові обов’язки працівників архівного відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються керівником військово-цивільної адміністрації.
1.4. Граничну чисельність, штатний розпис, фонд оплати праці працівників архівного відділу визначає керівник військово-цивільної адміністрації у межах відповідних бюджетних призначень.
1.5. Відділ не є юридичною особою, має власний бланк, штампи та печатку зі своєю назвою для засвідчення архівних довідок, копій, витягів з архівних документів для соціально - правового захисту громадян та інтересів держави.

II. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ АРХІВНОГО ВІДДІЛУ

2.1. Здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста.
2.2. Координація діяльності підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі - юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (далі - приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду з питань архівної справи і діловодства.
2.3. Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться.
2.4. Створення та забезпечення функціонування експертної комісії з питань проведення експертизи цінності документів.
Положення та персональний склад експертної комісії затверджується начальником архівного відділу на підставі Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1226/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1061/23593.
2.5. Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства.
2.6. Додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

III. ФУНКЦІЇ АРХІВНОГО ВІДДІЛУ

3.1.  Архівний відділ відповідно до покладених на нього завдань:
1) складає і за погодженням з Державним архівом Донецької області подає для затвердження в установленому порядку проекти міських програм, планів розвитку архівної справи, забезпечує їх виконання;
2) забезпечує зберігання, облік і охорону:
- документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих архівному відділу підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території міста;
- документів особового походження;
- друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;
- облікових документів і довідкового апарату до них;
3) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього;
4) проводить в установленому порядку облік та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування;
5) веде облік юридичних і фізичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу, на підставі затверджених списків;
6) подає на затвердження Державному архіву в Донецькій області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;
7) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок;
8) надає консультаційно-методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів підприємствам, організаціям та установам;
9) веде зведений облік архівних документів, що зберігають підприємства, установи та організації міста у зоні комплектування архівного відділу, подає належні відомості про ці документи Державному архіву Донецької області;
11) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;
12) видає архівні довідки, копії документів, витяги на запити фізичних і юридичних осіб, які підписуються заступником керівника з організаційних та гуманітарних питань ВЦА м. Авдіївка Донецької області та головним спеціалістом архівного відділу;
13) переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї;
14) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими експертною комісією архівного відділу Військово-цивільної адміністрації;
15) здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;
16) забезпечує відповідно до умов, визначених Державною архівною службою тимчасове зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на цій території;
18) проводить експертизу цінності архівних документів, що зберігаються в архівному відділі, подає на розгляд експертній комісії архівного відділу ВЦА акти про вилучення для знищення документів, строки зберігання яких закінчилися;
19) веде облік документів, що зберігаються в архівному відділі;
20) інформує громадян, органи державної влади та підприємства, установи та організації про склад і зміст документів, які знаходяться на зберіганні в архівному відділі;  
21) забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах.

IV. ПРАВА АРХІВНОГО ВІДДІЛУ

 4.1. Архівний відділ має право:
1) отримувати в установленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;
2) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства  підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;
3) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;
4) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;
5) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом.


V. КЕРІВНИЦТВО ВІДДІЛУ

5.1. Архівний відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником військово-цивільної адміністрації.
5.2. Начальник архівного відділу:
1) організовує діяльність архівного відділу, персонально відповідає за виконання покладених на архівний відділ завдань;
2) розподіляє завдання між працівниками архівного відділу, контролює їх виконання;
3) вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;
4) проводить прийом громадян, розглядає звернення, що належать до компетенції архівного відділу;
5) організовує виконання розпоряджень керівництва військово-цивільної адміністрації;
6) представляє архівний відділ з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю.
Начальник архівного відділу здійснює інші повноваження відповідно до положення про архівний відділ, а також завдань, покладених на нього розпорядженнями керівництва військово-цивільної адміністрації.

VI. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

6.1. Працівники відділу несуть персональну відповідальність за виконання покладених на них службових обов’язків.

VII. ВЗАЄМОДІЯ

7.1. Архівний відділ при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з іншими відділами військово-цивільної адміністрації, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форми власності.


В.о. заступника керівника з організаційних
     та гуманітарних питань                                                            Л.Ю. Меженіна
     
В.о. начальника архівного відділу                                                 А.В. Севрюкова