Звіт про стан архівної справи в архівному відділі ВЦА м. Авдіївка Донецької області за 2018 рік

Протягом 2018 року архівним відділом було здійснено роботу у відповідності до плану роботи відділу на 2018 рік з урахуванням економічної ситуації та рекомендацій Укрдержархіву та Держархіву Донецької області.

16.01.2018 року на засіданні міської комісії з питань евакуації ВЦА м.Авдіївка Донецької області було включено до Плану евакуації населення окремим розділом Інструкцію з планування дій на випадок надзвичайних ситуацій в архівному відділі ВЦА м.Авдіївка Донецької області, План практичних дій працівників архівного відділу ВЦА м.Авдіївка Донецької області на випадок виникнення надзвичайних ситуацій, План евакуації документів архівного відділу на випадок виникнення надзвичайних ситуацій.

18.01.2018 року керівником військово-цивільної адміністрації міста Авдіївка Донецької області було затверджено розпорядження № 49 «Про заходи щодо забезпечення обліку та збереження документів НАФ в архівних підрозділах юридичних осіб – джерел формування НАФ (список № 1)».

07.02.2018 року було затверджено звіт про стан організації роботи з документами та архівної справи в архівному відділу ВЦА м. Авдіївка за 2017 рік.

Впродовж року архівним відділом постійно здійснювались заходи щодо виконання Законів України, Указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву, розпоряджень керівника ВЦА м. Авдіївка з питань архівної справи та діловодства.

 У жовтні 2018 року архівним відділом було проведено нараду з керівниками та працівниками відповідальними за діловодство та архів установ, організацій, на якій були розглянуті питання і надані методичні рекомендації щодо систематизації та зберігання документів у діловодстві.

Протягом 2018 року відділ брав участь в організаційних заходах ВЦА м.Авдіївка та інших установ (апаратних нарадах, урочистих заходах, присвячених державним та професійним святам).

 

 Забезпечення збереженості та державний облік документів НАФ:

 Протягом 2018 року відділом здійснювалися заходи щодо поліпшення умов зберігання документів, контроль за їх наявністю та фізичним станом.

  За звітний період було проведено перевіряння наявності документів архівного відділу - 12 фондів (1225 справ):

  • Відділ Держкомзему у місті Авдіївка Донецької області – 92 одиниці зберігання;
  • Авдіївське міське управління юстиції – 222 одиниці зберігання;
  • Агітаційні матеріали виборів 2006 року – 13 одиниць зберігання;
  • Відділ архітектури та містобудування Авдіївської міської ради – 61 одиниця зберігання;
  • Відділ культури Авдіївської міської ради - 95 одиниць зберігання;
  • Відділ у справах сім’ї, молоді та спорту Авдіївської міської ради - 15 одиниць зберігання;
  • Центр соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді Авдіївської міської ради - 41 одиниця зберігання;
  • Служба у справах дітей Авдіївської міської ради – 65 одиниць зберігання;
  • Авдіївський міський відділ статистики міжміського управління – 288 одиниць зберігання.
  • Відділ з розвитку економіки, торгівлі та інвестицій Авдіївської міської ради – 67 одиниць зберігання;
  •  Центр соціально-психологічної реабілітації дітей Авдіївської міської ради - 156 одиниць зберігання;
  •  Фінансове управління Авдіївської міської ради 110 одиниць зберігання.

 За звітний період було оправлено та підшито 94 документа, закартоновано 124 справи.

 

Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ:

 У 3 кварталі 2018 року архівним відділом було заплановано перероблення опису Відділу Держкомзему у місті Авдіївка Донецької області за 1996-2014 роки, але 28.08.2018 року документи архівного фонду - Відділ Держкомзему у місті Авдіївка Донецької області за 1996-2014 роки були передані на державне зберігання до держархіву Донецької області (акт приймання-передавання від 28.08.2018 № 16).

У листопаді 2018 року переробленний опис Авдіївського міського управління юстиції по період її припинення було погоджено на засіданні ЕПК держархіву Донецької області.

За звітний період було закаталогізовано 52 картки фонду Авдіївська міська рада. Виконавчий комітет.

 

Формування НАФ. Експертиза цінності документів. Організація збереження документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій:

Організація роботи ЕК:

За звітний період на засіданні ЕК архівного відділу були схвалені

- 5 положеннь про експертну комісію;

- 5 положеннь про архівний підрозділ;

- опис № 2-к справ з кадрових питань (особового складу) за 2010-2016 роки в кількості 57 (п’ятдесят сім) справ, акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду у кількості 30 (тридцять) позицій, 226 справ за 2010-2016 роки територіального центру соціального обслуговування та надання соціальних послуг Авдіївської міської ради;

- номенклатура справ Авдіївського міського товариства інвалідів «Переборення» (36 статей) на 2018 рік;

схвалені та надані на погодження ЕПК Держархіву Донецької області

- номенклатура справ ПрАТ «АКХЗ» (1809 статей) на 2018 рік;

- номенклатура справ Авдіївської міської організації ветеранів війни, праці та Збройних Сил (39 статей) на 2018 рік;

- номенклатура справ ПрАТ «АКХЗ» (1703 статей) на 2019 рік;

- опис № 1- (продовження) справ постійного зберігання за 2009-2016 роки в кількості 105 (сто п’ять) справ з № 16 по № 120, опис № 2-к (продовження) справ з кадрових питань (особового складу) за 2009-2016 роки в кількості 41 (сорок одна) справа з № 7 по № 47, акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду за 2009-2015 роки в кількості 15 позицій (70 справ) відділу у справах сім’ї, молоді та спорту Авдіївської міської ради;

- опис № 1 - (продовження) справ постійного зберігання за 2015 рік в кількості 71 (сімдесят одна) справа, опис № 2-к (продовження) справ з кадрових питань (особового складу) за 2015 рік в кількості 88 (вісімдесят вісім) справ, опис № 2-к (продовження) справ з кадрових питань (особового складу) за 2011-2014 роки (доповнення) в кількості 35 (тридцять п’ять) справ, опис № 3 справ тривалого (понад 10 років) зберігання за 2015 рік в кількості 13 (тринадцять) справ, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду у кількості 413 (чотириста тринадцять) позицій, 796 справ за 2006-2014 роки (відділи) та у кількості 442 (чотириста сорок дві) позиції, 564 справи за 2011-2014 роки (цеха) ПрАТ «АКХЗ»;

- опис № 1 – (продовження) справ постійного зберігання за 2009-2016 роки в кількості 714 (сімсот чотирнадцять) справ з № 1291 по № 2004, опис № 2-к – (продовження) справ з кадрових питань (особового складу) за 2009-2016 роки в кількості 63 (шістдесят три) справи з № 116 по № 178, акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду у кількості 944 (дев’ятсот сорок чотири) справи (248 позицій) за 2009-2016 роки Авдіївської міської ради. Виконавчого комітету;

- опис № 1 – (продовження) справ постійного зберігання за 2012-2016 роки в кількості 58 (п’ятдесят вісім) справ з № 66 по № 123, опис № 2-к – (продовження) справ з кадрових питань (особового складу) за 2012-2016 роки в кількості 10 (десять) справи з № 4 по № 13, опис № 3-т справ тривалого (понад 10 років) зберігання за 1987-2016 роки в кількості 37 (тридцять сім) справ з № 1 по № 37, акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду у кількості 25 (двадцять п’ять) справ (11 позицій) за 2012-2016 роки Служби у справах дітей Авдіївської міської ради;

- опис № 1 – (продовження) справ постійного зберігання за 1990-2016 роки в кількості 51 (п’ятдесят одна) справа з № 1 по № 51, опис № 2-к – (продовження) справ з кадрових питань (особового складу) за 1999-2016 роки в кількості 35 (тридцять п’ять) справ з №1 по №35, акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду в кількості 13 (тринадцять) справ (12 позицій) за 1999-2000 роки, 2006 рік, 2008-2012 роки, 2014- 2016 роки редакції газети «Авдіївський вісник».

В першому кварталі 2018 року були проведені експертиза цінності та описування управлінської документації архівного відділу (78 справ) для включення в опис справ постійного зберігання Авдіївської міської ради. Виконавчого комітету.

Протягом звітного періоду забезпечувався контроль за станом архівної справи та діловодства в установах, організаціях, підприємствах (списки № 1, 2, 3).

Впродовж звітного періоду постійно проводилось консультування працівників відповідальних за діловодство, контроль та архів. За звітний період було надано 23 консультації.

Використання інформації документів НАФ:

 За звітний період архівний відділ прийняв участь і підготував наступні виставки:

 - участь в організації виставки фотоматеріалів «В'ячеслав Чорновіл: візія майбутнього України»;

- участь в організації фотовиставки до Дня вшанування подвигу учасників Революції гідності та увічнення пам'яті Героїв Небесної Сотні;

- виставка дитячих поробок та художньої літератури «Afghan - чужа війна.

Український рахунок»;

- Інформаційний куток «Політичні репресії ХХ—ХХІ століть: трагедія незнищенної волі»;

- участь в організації фотовиставки До Дня пам’яті та примирення і 73-ї річниці перемоги у Другій світовій війні «Свято, що гуртує покоління»;

- участь в організації тематичної виставки «Конституція України: від гетьмана до президента»;

- фотовиставка «Донбас - це Україна»;

- документальна виставка «100-років затвердження Тризуба державним гербом Української Народної Республіки і запровадження гривні»;

- документальна виставка «100-річчя ухвалення Закону «Про урочисту обітницю урядовців і суддів та присягу військових на вірність Українській Державі».

Інформація до матеріалів виставок взята із мережі інтернет.

У 2018 році були розміщені наступні онлайн-виставки:

- онлайн-виставка До Дня Соборності України;

- онлайн-виставка до Дня Державного Прапора України;

- онлайн-виставка  «Участь Донбасу у здобутті незалежності»;

- онлайн-виставка до Дня партизанської слави

 Веб-сторінка постійно оновлюється і доповнюється.

 Інформація до матеріалів виставок взята із мережі інтернет.

Архівним відділом постійно вживаються заходи щодо поліпшення роботи зі зверненнями громадян:

- проводилась аналітична робота щодо виявлення найбільш актуальних проблем по зверненню громадян. У разі виникнення у заявника питань щодо змісту наданої архівним відділом відповіді йому надавалося грунтовне пояснення. За звітний період скарг на дії працівників архівного відділу та порушень виконавчої дисципліни при виконанні посадовими особами Закону України «Про звернення громадян» не було. Порушень установлених законодавством термінів надання відповідей, а також випадків надання неоднозначних, необгрунтованих або неповних відповідей за запитами громадян, безпідставної передачі розгляду звернень іншим органам не зафіксовано;

- створено власну веб-сторінку на сайті ВЦА м. Авдіївки Донецької області, на якій розміщено графік роботи архівного відділу та графік проведення «прямих ліній»; список фондів архівного відділу станом на 01.01.2018 рік; оновлений перелік ліквідованих юридичних осіб та юридичних осіб, які знаходяться у стані припинення, документи з особового складу яких зберігаються в архівному відділі ВЦА м. Авдіївки Донецької області;

- під час проведення «прямої лінії» та в прийомні дні надавались консультації і роз’яснення з питань, що порушувались громадянами у їх зверненнях.

Розглянуто 102 звернення від громадян на особистому прийомі.

За звітний період було проведено 12 «прямих ліній», на які звернулось 20 громадян.

За звітний період було виконано 314 соціально-правових запитів ( за документами ліквідованих установ, які зберігаються в архівному відділі), 115 запитів з яких про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах.

За звітний період в архівний відділ надійшло 39 соціально-правових запита, 39 тематичних та 133 майнових запитів, всі запити виконані з позитивним результатом.     

Тематика запитів стосувалась питань виявлення інформації та надання завірених належним чином копій документів щодо присвоєння юридичної адреси підприємствам, перейменування вулиці міста, виділення земельних ділянок, документи про дозвіл на будівництво, добудову, документи відділу містобудування та архітектури, документи про надання житла.

В зверненнях соціально-правового характеру переважали звернення щодо опіки та піклування, щодо обрання депутатами.

За звітний період загальна кількість виконаних запитів складає 525.

 

Начальник архівного відділу                                        А.Севрюкова