Даний аналіз ґрунтується на документах, поданих до Головного територіального управління юстиції у Донецькій області для державної реєстрації юридичних осіб (громадських формувань), а також на документах, які надійшли для попереднього розгляду в рамках реалізації проекту «Он-лайн будинок юстиції».
Метою цього аналізу є виявлення найбільш типових помилок, яких припускаються заявники, задля подальшого їх уникнення та недопущення при підготовці документів.
Частиною першою статті 27 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» (далі – Закон про реєстрацію) визначено вичерпний перелік підстав для зупинення розгляду документів, поданих для державної реєстрації.
Аналіз в розрізі окремої підстави свідчить про наступне.
1) Подання документів або відомостей, визначених цим Законом, не в повному обсязі.
Перелік документів, які подаються для державної реєстрації створення юридичної особи – громадського формування, визначає частина перша статті 17 Закону про реєстрацію. Перелік документів, які подаються для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – Єдиний державний реєстр), у тому числі змін до установчих документів юридичної особи, визначає частина четверта статті 17 Закону про реєстрацію. Інформація про перелік документів, які подаються для державної реєстрації, міститься у відповідних інформаційних картках.
Водночас статтею 3 Закону про реєстрацію визначено, що дія цього Закону поширюється на відносини, що виникають у сфері державної реєстрації юридичних осіб незалежно від організаційно-правової форми, форми власності та підпорядкування, їхньої символіки (у випадках, передбачених законом), громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, та фізичних осіб - підприємців.
Законом може бути встановлено особливості державної реєстрації громадських формувань.
Зокрема, особливості порядку утворення, реєстрації, діяльності та припинення громадських об'єднань визначені Законом України «Про громадські об’єднання», структурних утворень політичних партій – Законом України «Про політичні партії в Україні», професійних спілок та організацій профспілок – Законом України «Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності».
Так, Законом про реєстрацію передбачено, що для громадських формувань подається реєстр осіб (громадян), які брали участь в засіданні уповноваженого органу управління юридичної особи. Саме спеціальні Закони визначають обсяг відомостей, що повинні міститися у таких реєстрах, для різного виду громадських формувань. Зокрема, частина одинадцята статті 9 Закону України «Про громадські об’єднання» передбачає, що для фізичних осіб, які брали участь у засіданні керівного органу громадської організації, обов’язково зазначаються прізвище, ім'я та по батькові особи, дата народження, а для іноземців та осіб без громадянства також дані національного паспорта або документа, що його замінює. Дані про особу засвідчуються її особистим підписом. Статтями 10, 11 Закону України «Про політичні партії в Україні» передбачено, що невід’ємною частиною протоколу є реєстр осіб, які брали участь в установчих зборах (конференції), який повинен містити такі дані: прізвище, ім’я та по батькові особи, дані її паспорта, реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта). Дані про особу засвідчуються її особистим підписом.
Слід звернути увагу, що відповідно до пункту 126 Порядку оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсним та знищення паспорта громадянина України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.03.2015 № 302 (зі змінами) до паспорта вноситься, зокрема, інформація про дату народження, дату видачі документа та найменування територіального органу або територіального підрозділу ДМС.
2) Невідповідність документів вимогам, установленим статтею 15 цього Закону.
Є найпоширенішою підставою для зупинення розгляду документів, поданих для державної реєстрації, оскільки включає в себе декілька підстав.
Так, відповідно до пунктів 1, 2, 3 частини першої статті 15 Закону про реєстрацію документи мають бути викладені державною мовою та додатково, за бажанням заявника, - іншою мовою (крім заяви про державну реєстрацію); текст документів має бути написаний розбірливо (машинодруком або від руки друкованими літерами); документи не повинні містити підчищення або дописки, закреслені слова та інші виправлення, не обумовлені в них, орфографічні та арифметичні помилки, заповнюватися олівцем, а також містити пошкодження, які не дають змоги однозначно тлумачити їх зміст.
Подані документи часто заповнюються нерозбірливо від руки, прізвища, ім’я та по батькові містять орфографічні помилки та русизми, припускаються арифметичні помилки при визначені присутності осіб, голосуванні, які не відповідають фактичній кількості присутніх у поданих реєстрах учасників.
Пунктом 5 частини першої статті 15 Закону про реєстрацію передбачено, що заява про державну реєстрацію підписується заявником. У разі подання заяви про державну реєстрацію поштовим відправленням справжність підпису заявника повинна бути нотаріально засвідчена.
При поданні документів для державної реєстрації створення юридичної особи – громадського формування протоколи установчих зборів (конференцій) містять рішення про уповноваження осіб для здійснення реєстраційних дій або, при поданні документів для державної реєстрації змін, подається довіреність на уповноваження таких дій іншою особою. Однак, при цьому заява підписується керівником громадського формування або окремі сторінки заяви підписуються особами, відносно яких міститься відповідна інформація, що не відповідає зазначеним вимогам.
Пункти 6, 7, 8, 9 частини першої статті 15 Закону про реєстрацію визначають вимоги до оформлення рішень та установчих документів: рішення уповноваженого органу управління юридичної особи повинно бути оформлено з дотриманням вимог, встановлених законом, та відповідати законодавству; рішення уповноваженого органу управління юридичної особи, що подається для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі, викладається у письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальними зборами). Справжність підписів на такому рішенні нотаріально засвідчується, крім випадків, передбачених законом; установчий документ викладається у письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальними зборами, крім випадків заснування юридичної особи); внесення змін до установчого документа юридичної особи, положення, регламенту, списку суддів постійно діючого третейського суду, статуту (положення) громадського формування, що не має статусу юридичної особи, оформляється шляхом викладення його в новій редакції.
Нерідко при поданні документів для внесення змін рішення уповноваженого органу не прошито, не пронумеровано, не підписано головою та секретарем загальних зборів. Справжність підписів головуючого та секретаря на рішенні організацій профспілок та структурних утворень політичних партій, що зареєстровані зі статусом юридичної особи, не засвідчені нотаріально.
Статут громадської організації, що створюється, не підписано всіма засновниками, а нова редакція статуту - головою та секретарем зборів, при цьому часто відповідний протокол вищого керівного орану, на якому затверджено нову редакцію статуту, не містить рішення про уповноваження на підписання цих осіб.
Частина друга статті 15 Закону про реєстрацію визначає, що форми заяв про державну реєстрацію затверджуються Міністерством юстиції України. Велика кількість громадян припускається помилок під час заповнення заяв про державну реєстрацію, не заповнює окремі розділи заяви або заповнює їх поза межами передбачених для певних відомостей розділів, зміст викладених в заяві відомостей часто не відповідає формі заяви, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 18.11.2016 № 3268/5 (зі змінами).
Проаналізуємо типові помилки, що припускаються заявниками.
Так, часто заява про державну реєстрацію не містить інформації щодо наявності або відсутності кінцевого бенефіціарного власника, причин його відсутності, що є обов’язковим реквізитом, переліку змін, кількості поданих сторінок, статусу заявника, видів економічної діяльності, привласних для відповідних юридичних осіб.
Вид громадського формування, який зазначається в заяві про державну реєстрацію, не відповідає видам громадських формувань, встановленим пунктом 3 частини першої статті 1 Закону про реєстрацію: структурні утворення політичних партій, громадські об’єднання, місцеві осередки громадського об’єднання із статусом юридичної особи, професійні спілки, їх об’єднання, організації профспілки, передбачені статутом профспілки та їх об’єднання, творчі спілки, місцеві осередки творчих спілок, організації роботодавців, їх об’єднання.
Нерідкою помилкою є невідповідність способу отримання виписки відповідним відміткам. Наприклад, заява про державну реєстрацію містить інформацію щодо надсилання виписки поштовим відправленням та містить інформацію про адресу, яка співпадає с місцезнаходженням організації, про що у заяві про державну реєстрацію проставляється відповідна відмітка або в заяві про державну реєстрацію визначається спосіб отримання виписки – видати особисто заявнику та викладається поштова адреса.
Під час заповнення місця проживання (місцезнаходження) заявниками часто не вказуються відомості щодо типу вулично-дорожньої мережі (вулиця, проспект, бульвар тощо), які, відповідно до вимог заяви про державну реєстрацію, зазначаються разом з її назвою.
Заява про державну реєстрацію нерідко одночасно містить паспортні дані та реєстраційні номери облікових карток платників податків керівника юридичної особи, фізичних осіб – платників податків, які мають право вчиняти дії від імені юридичної особи без довіреності або які мають право подавати документи для державної реєстрації. При цьому, заява про державну реєстрацію містить відповідну виноску, що паспортні дані зазначаються тільки для осіб, які через свої релігійні або інші переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та мають відмітку в паспорті.
Крім того, у зв’язку з обмеженою кількістю клітин для заповнення окремих розділів, заявники часто скорочують найменування, назву англійською мовою та мету діяльності або взагалі змінюють форму заяви про державну реєстрацію для розміщення інформації.
У цьому випадку необхідно заповнювати відповідну кількість аркушів цієї сторінки заяви для викладення інформації в повному обсязі.
3) Невідповідність відомостей, зазначених у заяві про державну реєстрацію, відомостям, зазначеним у документах, поданих для державної реєстрації, або відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі.
Заява про державну реєстрацію заповнюється на підставі інших документів, що подаються заявником. Однак, іноді заява про державну реєстрацію не містить заповнених розділів у разі внесення змін відомостей про членів керівних органів громадського формування.
Окрім цього, відповідні сторінки заяви про державну реєстрацію мають місце лише для заповнення відомостей про одну особу – члена керівного органу або засновника, та виноску, яка зазначає, що якщо таких осіб більше одного, заповнюється відповідна кількість аркушів сторінки заяви про державну реєстрацію. Заявники часто не звертають увагу на зазначену виноску та не заповнюють відомості про всіх членів керівних органів або засновників, що не відповідає відомостям, зазначеним у документах, поданих для державної реєстрації.
Іншою частою причиною для зупинення розгляду документів є те, що відомості щодо посад та засобів зв’язку з членами керівного органу в заяві про державну реєстрацію не відповідають таким відомостям в інших поданих документах.
Окрім цього, у разі, якщо, наприклад, засновником громадської організації є особа, що зареєстрована як фізична особа – підприємець, відомості щодо його місця проживання (місцезнаходження) часто повністю або частково не відповідають відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі.
4) Невідповідність відомостей, зазначених у документах, поданих для державної реєстрації, відомостям, що містяться в Єдиному державному реєстрі.
Основною причиною виникнення зазначеної підстави є викладення в документах найменування, яке не відповідає найменуванню громадського формування, що міститься в Єдиному державному реєстрі. Замість повного найменування викладаються скорочення абревіатур, зазначення частин найменувань, викладення назви без організаційно-правової форми та інше. Часто, якщо громадське формування звертається для державної реєстрації зміни найменування, то помилково викладає у всіх документах вже нове найменування до прийняття рішення про його зміну та реєстрації відповідних змін.
Іншою частою причиною зазначеної підстави для зупинення є невідповідність складу керівного органу, що приймав певне рішення про зміни та зазначений у поданих документах, відомостям щодо складу керівного органу, що міститься в Єдиному державному реєстрі.
Також часто заявники не звертають увагу, щодо яких осіб в Єдиному державному реєстрі міститься інформація як про фізичних осіб – платників податків, які мають право вчиняти дії від імені юридичної особи без довіреності, що тягне за собою помилки та часту незміну зазначених відомостей на актуальні дані.
5) Невідповідність реєстраційного номера облікової картки платника податків або серії та номера паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта) відомостям, наданим відповідно до статті 13 цього Закону.
Випадків застосування цієї підстави під час прийняття рішень не відбувалось.
6) Несплата адміністративного збору або сплата не в повному обсязі.
Розмір адміністративного збору справляється у відповідному розмірі від прожиткового мінімуму для працездатних осіб, встановленому законом на 1 січня календарного року, в якому подаються відповідні документи для проведення реєстраційної дії. Інформація про реквізити та розміри адміністративного збору висвітлюються на стендах, веб-сайті Головного територіального управління юстиції та на початку року доводиться до відома фронт-офісів. Подання відповідного платіжного документа, в тому числі додаткового на суму, що доповнює повний обсяг сплати, дозволяє усунути таку підставу для зупинення.
7) Подання документів з порушенням встановленого законодавством строку для їх подання.
Найчастіше порушується строк щодо повідомлення про прийняття рішення про припинення юридичної особи, встановлений частиною першою статті 105 Цивільного кодексу України, відповідно до якої учасники юридичної особи, суд або орган, що прийняв рішення про припинення юридичної особи, зобов'язані протягом трьох робочих днів з дати прийняття рішення письмово повідомити орган, що здійснює державну реєстрацію.
Строки також визначені спеціальними законами. Так, статтею 11 Закону України «Про політичні партії в Україні» визначено, що внесення змін до відомостей про структурне утворення політичної партії забезпечується у 10-денний строк після прийняття рішень з цих питань. Згідно частини дванадцятої статті 9 Закону України «Про громадські об’єднання» громадське об’єднання повідомляє про внесення змін до статуту громадського об’єднання, зміни у складі керівних органів громадського об’єднання, зміну особи (осіб), уповноваженої представляти громадське об’єднання, зміну місцезнаходження громадського об’єднання протягом 60 днів з дня прийняття відповідного рішення
Відповідно до частини другої статті 27 Закону про реєстрацію зупинення розгляду документів з підстав, не передбачених цією статтею, не допускається.
Розгляд документів зупиняється на строк, що становить 15 календарних днів з дати їх зупинення. Протягом цього строку заявник може повторно надати виправлені документи для державної реєстрації. У разі неусунення підстав для зупинення розгляду документів, поданих для державної реєстрації, протягом встановленого строку, приймається рішення про відмову у державній реєстрації.
Головне територіальне управління юстиції у Донецькій області здійснює інформаційну роботу щодо порядку державної реєстрації, надає зразки документів та реквізити для сплати адміністративного збору, розробляє буклети та пам’ятки з вищезазначених питань, що сприяє зменшенню кількості підстав для зупинення розгляду документів.
